Машиночитаемые доверенности: как оформить и кому нужны

[BOOX]

Правила работы с электронными подписями изменились, и в связи с этим появились машиночитаемые доверенности.


Они пока не обязательны, но в будущем их должны будут применять все компании и ИП. В статье расскажем, что это за доверенности, кто обязан их использовать и как оформить такой документ для налоговой инспекции.

Кому нужны машиночитаемые доверенности и обязательно ли их использовать​

Раньше организации или ИП могли оформлять электронные подписи на своих сотрудников, чтобы те подписывали документы от их имени. Вместе с этим оформляли бумажную доверенность на право подписи для таких сотрудников.

Такая схема работает и сейчас, но только до конца 2022 года с уже полученными подписями. В правительстве планируют продлить этот порядок до 31 августа 2023 года.

По новым правилам электронной подписью организации сможет пользоваться только руководитель, имеющий право действовать без доверенности, а электронной подписью ИП — только сам ИП.

Чтобы право подписи было у сотрудника, ему нужны:

1. Электронная подпись физлица, оформленная на его имя в аккредитованном удостоверяющем центре. В ней нет упоминаний об организации или ИП, и такой подписью сотрудник может подписывать как документы работодателя, так и свои личные документы.
   
   
2. Доверенность, подписанная УКЭП ИП или руководителя организации, который имеет право действовать от её имени без доверенности.

С марта 2022 года такую доверенность можно оформлять в машиночитаемом, то есть в электронном виде. Это не скан бумажной доверенности, а документ, который изначально оформляется в электронном виде в формате XML и не требует заверения у нотариуса. Данные с этой доверенности информационные системы ФНС считывают автоматически.

Благодаря МЧД не нужно отдельно оформлять доверенности для каждой налоговой и рассылать их. Подделать такую доверенность нельзя, потому что она действительна только с УКЭП руководителя организации или ИП.

ФНС сообщает, что бумажные доверенности и скан-образы пока ещё в ходу, но в будущем электронные будут предпочтительнее, поэтому рекомендуют переходить на них уже сейчас. В будущем на МЧД будут переходить и другие ведомства: ФСС, Росстат, Честный ЗНАК и др.

Как оформить машиночитаемую доверенность​

Доверенность должна отвечать единым требованиям Минцифры и содержать обязательную информацию. Для взаимодействия с налоговыми органами доверенность нужно оформлять по утверждённому формату.

Есть сервис ФНС, где уже «зашита» вся необходимая информация. В нём пошагово можно внести нужные данные, а затем сформировать и сохранить доверенность в формате XML. Поля формы сопровождаются подсказками, а часть информации подтягивается автоматически из баз ФНС.

Вы можете дать полные полномочия представителю или только определённые, например, подписывать налоговую декларацию и другую отчётность. Доверенность может действовать как в одной или нескольких выбранных вами ИФНС, так и во всех.

Можно указать срок, до которого будет действовать доверенность, или выбрать вариант «Без срока действия», и тогда доверенность будет действовать один год.



Когда внесёте все данные, сервис покажет текст доверенности. Если все данные верны, сохраните её в формате XML.
Если вы сформировали доверенность на сторонних ресурсах, можно загрузить её в сервис для проверки, чтобы узнать, примет ли её ФНС. Сервис сформирует протокол проверки и укажет на ошибки, если они есть.




В загруженной доверенности нет ошибок и налоговая инспекция её примет
Оформить доверенность можно в сервисе ЭДО и в своей учётной системе, если в них есть такой функционал. Например, в Контуре и 1С это уже реализовано.

На одного сотрудника или другого представителя компании или ИП можно оформить несколько доверенностей и хранить их в разных системах, которыми вы пользуетесь.

Машиночитаемую доверенность в этом сервисе можно сформировать и для контрагентов, когда документы от имени организации или ИП для контрагентов подписывает сотрудник.

Как использовать машиночитаемую доверенность​

Есть утверждённые требования к порядку хранения, использования и отмены электронных доверенностей.

Готовую доверенность нужно подписать УКЭП ИП или руководителя организации, который действует от её имени без доверенности. Учтите, что подпись должна быть откреплённая и иметь кодировку base64. Подписать можно через любое средство криптографической защиты информации: КриптоПРО, КриптоАРМ и др.

Храниться МЧД может в вашей учётной системе и в других информационных системах в зависимости от того, каким образом вы будете её использовать:

• у операторов ЭДО;
• в ФНС и других госорганах;
• в удостоверяющих центрах.

Доверенность или её реквизиты будут прикрепляться к пакету документов при их отправке в электронном виде.

Для взаимодействия с ФНС от имени работодателя электронную доверенность нужно отправить в налоговую инспекцию в пакете с отчётностью или заранее. В дальнейшем можно не прикреплять каждый раз доверенность, а только указывать её номер. Система будет сверять реквизиты с данными доверенностей, которые хранятся в базах ФНС. Если доверенность выдана для всех или нескольких налоговых инспекций, отправить её достаточно в свою ИФНС.

Если сотрудник уволился, сменил должность или по другой причине у него больше нет полномочий, которые прописаны в доверенности, её можно отозвать. Для этого отправляют заявление в информационную систему, где хранится доверенность. Форму такого заявления операторы информационных систем разрабатывают сами. ФНС рекомендует направлять заявления по этой форме.

Коротко​

1. Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности, но в электронном виде в формате XML. Её применяют вкупе с УКЭП физлица, если нужно дать ему право подписи отчётов или других документов от имени организации или ИП.
   
   
2. Бумажные доверенности ещё действуют, а электронные можно применять по желанию, но в будущем они могут стать обязательными для налоговой инспекции и других госорганов.
   
   
3. Оформить МЧД можно на сайте ФНС или в учётных системах, где реализован такой функционал.

Источник